Déclaration de Confidentialité « Lanceurs d’alerte »

La sécurité et la confidentialité de vos données personnelles sont très importantes pour nous. Cette déclaration de confidentialité vous informe sur le traitement de vos données personnelles dans le cadre de notre politique de confidentialité et a été actualisé le 17 décembre 2023.

A quel moment la déclaration de confidentialité s’applique-t-elle ?

Nous recueillons et utilisons vos données personnelles lorsque vous signalez une violation comme définie dans l’article 2 de la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé (ci-après dénommée « loi sur les lanceurs d’alerte »).
La version intégrale de la loi peut être consultée à l’adresse suivante : https://etaamb.openjustice.be/fr/loi-du-28-novembre-2022_n2022042980. Pour plus d’informations sur les rapports éligibles au titre de la loi sur les lanceurs d’alerte, veuillez consulter notre politique de lanceurs d’alerte où vous trouverez plus d’informations sur la manière dont nous traitons les rapports (Intranet / Bel V Working / Whistleblowing).
Cette déclaration de confidentialité s’applique aux auteurs de signalement qui ont reçu des informations sur des violations dans un contexte professionnel, y compris :

- Les employés de Bel V, qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel;
- Les employés temporaires tels que les intérimaires ou les étudiants en emploi de Bel V;
- Les personnes ayant le statut de travailleur indépendant tels que les consultants de Bel V;
- Les actionnaires et les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance ;
- Toute personne travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs.

Cette déclaration s’applique également aux auteurs de signalement dont la relation de travail a pris fin ou aux auteurs de signalement dont la relation de travail n’a pas encore commencé (candidats à l’emploi).
Un auteur de signalement peut également nommer un tiers dans son rapport^[1] ; la présente déclaration de confidentialité s’applique également à ces tiers. En outre, la présente déclaration de confidentialité s’applique également aux « facilitateurs », c’est-à-dire aux personnes qui assistent un auteur de signalement dans le cadre du processus de signaler une violation.

La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée comme indiqué à l’article 8.

Qui est « nous » ?

Dans la présente déclaration de confidentialité, le terme « nous » désigne Bel V:

	Nom :	BEL V
	Adresse :	Rue Walcourt 148, 1070 Anderlecht
	Numéro d’entreprise :	0892.419.202
	E-mail :	info@belv.be

Nous sommes responsables de la collecte et de l’utilisation de vos données personnelles comme expliqué dans cette déclaration de confidentialité. Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez nous contacter par courrier électronique (privacy@belv.be). Bel V a désigné un délégué à la protection des données (également appelé DPO), auquel vous pouvez toujours vous adresser pour toute question concernant votre vie privée et le traitement de vos données personnelles. Le DPO peut être joint à tout moment à l’adresse électronique suivante: privacy@belv.be.

Quelles sont les données personnelles que nous traitons et pourquoi ?

Nous ne traiterons vos données personnelles qu’aux fins prévues par la loi sur les lanceurs d’alerte et dans la mesure où la loi le permet. Nous expliquons ci-dessous dans quels cas nous recueillons et utilisons vos données personnelles. Si nous ne recevons pas vos données personnelles directement de votre part, nous vous en informerons également ci-dessous.
Lorsque vous nous signalez une infraction au sens de l’article 2 de la loi sur les lanceurs d’alerte, nous recueillons et utilisons les données personnelles suivantes.

Quelles données personnelles ?	Pourquoi ?	Base légale ?
Les informations que vous avez incluses dans votre signalement.	Enquêter et évaluer votre signalement	Notre obligation légale en vertu des articles 11-12 de la loi sur les lanceurs d’alertes.
Votre identité, votre fonction, vos coordonnées et, le cas échéant, votre numéro d’entreprise.Les détails techniques de la communication elle-même (par exemple, la date et l’heure de la notification).	Pour vous adresser un accusé de réception, pour communiquer avec vous et, si nécessaire, pour vous demander d’autres informations et vous fournir un retour d’informations.	Notre obligation légale en vertu des articles 11-12 de la loi sur les lanceurs d’alertes.
Votre signalement et les informations qu’elle contient.	Tenir un registre de tous les signalements reçus. L’identité d’auteur de signalement ne sera pas mentionnée dans le registre.	Notre obligation légale en vertu de l’article 22 de la loi sur les lanceurs d’alertes.
Les données personnelles susmentionnées.	Pour nous défendre dans le cadre d’une procédure judiciaire.	Notre intérêt légitime à exercer nos droits de défense en cas de procédure judiciaire.
Les données personnelles susmentionnées.	Pour nous conformer à nos obligations légales ou à toute demande raisonnable émanant des autorités policières compétentes, des autorités judiciaires, des institutions ou organes gouvernementaux, y compris les autorités compétentes en matière de protection des données.	Notre obligation légale.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

En principe, nous ne partageons vos données personnelles qu’avec notre gestionnaire de signalement et avec nos fournisseurs qui nous aident à traiter vos données personnelles. Toute personne ayant accès à vos données personnelles sera toujours tenue par des obligations légales ou contractuelles strictes de préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles. Cela signifie que seules les destinataires suivantes recevront vos données personnelles :
- Notre gestionnaire de signalement est Timelex BV, dont le siège social et les bureaux sont situés rue Joseph Stevens 7, 1000 Bruxelles, Belgique, et dont le numéro d’entreprise est 0890.217.005, info@timelex.eu. Timelex agit en tant que sous-traitant et traite vos données à caractère personnel sur la base de nos instructions.
- Dans le cadre de l’examen de votre rapport, le gestionnaire de signalement peut partager les informations contenues dans votre signalement avec d’autres membres du personnel de Bel V (par exemple, l’avocat de la société, les membres du comité exécutif, etc.) Le gestionnaire de signalement ne partagera ces informations que si elles sont nécessaires au traitement de votre signalement et gardera votre identité confidentielle dans la mesure du possible ; et
- Les autorités gouvernementales ou les autorités judiciaires dans la mesure où nous sommes obligés de leur transmettre vos données personnelles (par exemple, les autorités fiscales, la police ou les forces de l’ordre).
Vous pouvez toujours consulter vous-même votre signalement sur le canal de signalement: Bel V – Lancez une Alerte. Vous pouvez toujours modifier votre signalement ultérieurement sur ce canal de signalement ou ajouter des informations ou des documents supplémentaires.
Nous ne transférons pas vos données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (l’Espace économique européen comprend les pays de l’Union européenne, le Liechtenstein, la Norvège et l’Islande). Nous ne transférons vos données personnelles en dehors de l’EEE que lorsque vous ou votre employeur, en tant que client ou fournisseur, avez des établissements en dehors de l’EEE avec lesquels nous sommes tenus d’interagir. Si un transfert a lieu, nous prendrons des mesures de protection adéquates pour protéger vos données personnelles lors du transfert (par exemple, en utilisant les clauses contractuelles types les plus récentes de la Commission européenne).

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles ne seront traitées que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus. Dans cette section, nous vous fournissons les informations nécessaires pour évaluer combien de temps nous conserverons vos données personnelles identifiables.
En règle générale, nous rendrons vos données personnelles anonymes lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux fins décrites ci-dessus ou lorsque la période de conservation expliquée dans la présente section 5 a expiré. Cependant, nous ne pouvons pas anonymiser vos données personnelles s’il existe une obligation légale ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative qui nous empêche de les anonymiser.
Votre nom, votre fonction et vos coordonnées, ainsi que ceux de toute personne bénéficiant des mesures de protection et de soutien prévus par la loi sur les lanceurs d’alertes, et ceux de la personne ou du tiers cité, y compris, le cas échéant, son numéro d’entreprise, sont sauvegardés jusqu’à ce que la dénonciation soit prescrite.
Nous conservons votre signalement pendant la durée de votre relation contractuelle avec nous, comme indiqué dans l’article 6, §1-2, de la loi sur les lanceurs d’alertes, afin de tenir un registre des signalements reçus.

Que faisons-nous pour protéger vos données personnelles ?

La sécurité et la confidentialité de toutes les données que nous traitons sont très importantes pour nous. Nous avons donc pris des mesures pour garantir que toutes les données personnelles traitées sont conservées en toute sécurité. Notre canal de signalement est conçu, mis en place et géré d’une manière sécurisée qui garantit la confidentialité de votre identité et de tout tiers mentionnés dans le signalement, et d’empêcher le personnel non autorisé d’y accéder. Notre canal de signalement est protégé par des mots de passe, un système de cryptage, des pare-feux et des mesures strictes de contrôle d’accès.
Nous avons également pris d’autres mesures, y compris des mesures techniques et organisationnelles pour protéger notre infrastructure, nos systèmes, nos applications et nos processus, telles que la mise en œuvre de mesures de politique interne, la limitation du traitement aux données personnelles nécessaires pour atteindre les objectifs, la transparence concernant les objectifs et le traitement des données personnelles et la restriction de l’accès aux données personnelles aux personnes qui ont besoin d’y accéder en fonction de leur rôle.

Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Lorsque nous recueillons et utilisons vos données personnelles, vous disposez d’un certain nombre de droits que vous pouvez exercer comme décrit ci-dessous. Si vous souhaitez exercer un droit, nous vous demanderons une copie du recto de votre carte d’identité. Nous procédons ainsi pour éviter une violation de la protection des données, par exemple dans le cas où une personne non autorisée se ferait passer pour vous et exercerait un droit en votre nom.
Vous avez un droit d’information et d’accès à vos données personnelles, ce qui signifie que vous pouvez nous demander de vous fournir des informations concernant les données personnelles que nous traitons à votre sujet. Vous pouvez également demander une copie de vos données personnelles. Veuillez noter que vous devez préciser les activités de traitement pour lesquelles vous souhaitez avoir accès à vos données personnelles (par exemple, les données que nous avons incluses dans notre registre des signalements).
Vous avez le droit de nous demander de corriger vos données personnelles si vous pouvez démontrer que les données personnelles que nous traitons à votre sujet sont incorrectes, incomplètes ou obsolètes.
Vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou si leur collecte était illégitime. Si l’une de ces circonstances s’applique, nous supprimerons immédiatement vos données personnelles, à moins que la loi, les obligations réglementaires ou les ordonnances administratives ou judiciaires (par exemple d’un tribunal ou d’une autorité de protection des données) ne nous interdisent de supprimer vos données personnelles ou que nous ayons besoin de vos données personnelles pour l’établissement, l’exercice ou le fondement d’un droit dans le cadre d’une procédure judiciaire.
Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles :
- Pendant la période d’évaluation de votre demande de correction de vos données personnelles ;
- Lorsque ce traitement était illégitime, mais que vous préférez la restriction à l’effacement de vos données personnelles ; et
- Nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais vous en avez besoin pour l’établissement, l’exercice ou la défense d’une action en justice.
Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez envoyer un e-mail à notre DPO. Vous pouvez contacter notre DPO à l’adresse suivante: privacy@belv.be. Les droits susmentionnés peuvent être soumis à certaines conditions ou restrictions légales. Votre demande doit clairement indiquer et spécifier le droit que vous souhaitez exercer. Votre demande doit également être datée et signée. Si nous avons des doutes sur votre identité, nous pouvons vous demander de prouver votre identité, par exemple en fournissant une copie du recto de votre carte d’identité. Soyez assuré que nous n’interpréterons pas un e-mail de votre part, indiquant que vous souhaitez exercer un droit comme votre consentement au traitement de vos données personnelles allant au-delà de ce qui est nécessaire au traitement de votre demande. Nous vous informerons immédiatement de la réception de votre demande. Si la demande s’avère fondée, nous vous en informerons dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de la demande.
Si vous faites la même demande de manière répétée et que cela cause manifestement des désagréments, nous pouvons refuser ces demandes successives ou vous facturer nos frais administratifs pour couvrir les coûts. Nous pouvons également vous refuser le droit d’accès à vos données personnelles ou n’accéder que partiellement à votre demande, si cet accès peut causer un préjudice disproportionné aux droits et libertés d’autrui, y compris les nôtres.
Si vous avez des réclamations concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez toujours nous contacter à l’adresse e-mail mentionnée dans l’article 7.6. Si vous n’êtes toujours pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. Pour la Belgique, il s’agit de l’autorité belge de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen).

Modifications de la présente déclaration de confidentialité

Nous pouvons modifier cette déclaration de confidentialité à notre initiative et à tout moment.

Avez-vous des questions ?

Si vous avez d’autres questions concernant le traitement de vos données personnelles, n’hésitez pas à contacter notre DPO. Vous pouvez contacter notre DPO à l’adresse suivante : privacy@belv.be.

URL : Bel V – Lancez une Alerte

[1] Dans de document, l’utilisation du genre masculin est censée être neutre du point de vue du genre.