Privacyverklaring « Klokkenluiders »

De veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens is erg belangrijk voor ons. Deze privacyverklaring informeert u over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van ons klokkenluidersbeleid en is voor het laatst bijgewerkt op 17 december 2023.

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

1. We verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens wanneer u een melding doet van een inbreuk zoals gedefinieerd in artikel 2 van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (hierna de “Klokkenluiderswet” genoemd).
   De integrale versie van de wet kan u hier terugvinden: https://etaamb.openjustice.be/nl/wet-van-28-november-2022_n2022042980.html. Voor meer informatie over de meldingen die in aanmerking komen onder de klokkenluiderswet verwijzen wij bovendien naar ons klokkenluidersbeleid waar u meer informatie vindt over de wijze waarop wij meldingen behandelen (beschikbaar op Intranet / Bel V Working / Whistleblowing).
2. Deze privacyverklaring is van toepassing op melders die informatie over inbreuken hebben gekregen in een werkgerelateerde context, waaronder:
   • Werknemers van Bel V, zowel voltijds als deeltijds;
   • Tijdelijke werknemers zoals uitzendkrachten of jobstudenten van Bel V;
   • Zelfstandige dienstverleners zoals consultants van Bel V;
   • Aandeelhouders en de personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming;
   • Eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, leveranciers of onderaannemers.

Deze verklaring is ook van toepassing op melders waarvan de werkrelatie werd beëindigd of op melders waarvan de werkrelatie nog moet aanvatten (sollicitanten).

Een melder kan eveneens een derde vernoemen in zijn^[1] melding, deze privacyverklaring is eveneens van toepassing op die vermelde derde personen. Hiernaast is deze privacyverklaring ook van toepassing op de zogenoemde facilitators, namelijk personen die een melder bijstaan in het meldingsproces.

3. Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd zoals aangegeven in artikel 8.

Wie is “wij”?

1. “Wij” in deze privacyverklaring verwijst naar Bel V:

	Naam :	Bel V
	Adres:	Walcourtstraat 148, 1070 Anderlecht
	Bedrijfsnummer :	0892.419.202
	E-mail :	info@belv.be

2. Wij zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonlijke gegevens zoals uitgelegd in deze privacyverklaring. Als u vragen hebt hierover, kan u contact met ons opnemen via e-mail (privacy@belv.be). Bel V heeft een functionaris voor Gegevensbescherming (ook wel Data Protection Officer (“DPO”) genoemd) aangesteld, bij wie u steeds terecht kan voor vragen omtrent uw privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens. De DPO is steeds bereikbaar via volgend e-mailadres: privacy@belv.be.

Welke persoonlijke gegevens verwerken wij en waarom?

1. Wij zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de doeleinden die zijn uiteengezet in de Klokkenluiderswet en voor zover toegestaan door de wet. Hieronder leggen wij uit wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Als wij uw persoonsgegevens niet rechtstreeks van u ontvangen, zullen wij u daar hieronder ook over informeren.
2. Wanneer u bij ons een melding doet van een inbreuk zoals gedefinieerd in artikel 2 van de Klokkenluiderswet, verzamelen en gebruiken wij de volgende persoonsgegevens.

Welke persoonsgevens ?	Waarom?	Rechtsgrond?
De informatie die u in uw melding vermeldt.	Om uw melding te kunnen onderzoeken en beoordelen	Onze wettelijke verplichting zoals uiteengezet in artikel 11-12 van de Klokkenluiderswet.
Uw identiteit, functie, contactgegevens en indien van toepassing, uw ondernemingsnummer.De technische details van de communicatie zelf (bijvoorbeeld de datum en het tijdstip van de melding).	Om u een ontvangstbevestiging te kunnen sturen, om met u te communiceren en, indien nodig, om meer informatie op te vragen en om u feedback te geven.	Onze wettelijke verplichting zoals uiteengezet in artikel 11-12 van de Klokkenluiderswet.
Uw melding en de informatie in uw melding	Een register bijhouden van alle ontvangen meldingen. De identiteit van de melder zal niet worden opgenomen in het register.	Onze wettelijke verplichting onder Artikel 22 van de Klokkenluiderswet.
De bovengenoemde persoonsgegevens.	Om ons te kunnen verdedigen in gerechtelijke procedures.	Ons gerechtvaardigd belang om onze rechten van verdediging te kunnen uitoefenen in geval van gerechtelijke procedures.
De bovengenoemde persoonsgegevens.	Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of aan elk redelijk verzoek van de bevoegde politieautoriteiten, gerechtelijke instanties, overheidsinstellingen of -organen, met inbegrip van de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten.	Onze wettelijke verplichting.

 

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

1. In principe delen wij uw persoonsgegevens alleen met onze meldingsbeheerder en met onze leveranciers die ons helpen om uw persoonlijke gegevens te verwerken. Elke persoon die toegang heeft tot uw persoonlijke gegevens is altijd gebonden aan strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. Dit betekent dat alleen de volgende partijen uw persoonsgegevens zullen ontvangen:
   • Onze externe meldingsbeheerder is Timelex BV, met zetel en kantoren te Joseph Stevensstraat 7, 1000 Brussel, België, met ondernemingsnummer 0890.217.005, info@timelex.eu. Timelex treedt op als een verwerker en verwerkt uw persoonsgegevens op basis van onze instructies.
   • Voor het onderzoek van uw melding kan de externe meldingsbeheerder de informatie in uw melding delen met andere personeelsleden van Bel V (vb. bedrijfsjurist, leden van het directiecomité, etc.). De meldingsbeheerder zal deze informatie alleen maar delen indien dit noodzakelijk is voor de behandeling van uw melding en zal uw identiteit indien mogelijk geheimhouden; en
   • Overheidsinstanties of gerechtelijke autoriteiten voor zover wij verplicht zijn uw persoonsgegevens aan hen door te geven (bijvoorbeeld belastingdiensten, politie of wetshandhavingsinstanties).
2. U kan altijd zelf uw melding raadplegen via het meldingskanaal: Bel V – Meldkanaal voor klokkenluiders. U kan uw melding via dit meldingskanaal altijd op een later tijdstip wijzigen of bijkomende informatie of stukken toevoegen.
3. Wij zullen uw persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte doorgeven (de Europese Economische Ruimte omvat de landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Wij zullen uw persoonsgegevens alleen buiten de EER doorgeven als u of uw werkgever, als klant of leverancier, vestigingen buiten de EER heeft waarmee wij moeten communiceren. Als een overdracht plaatsvindt, zullen wij passende waarborgen nemen om uw persoonsgegevens tijdens de overdracht te beschermen (bijvoorbeeld door de meest recente standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie te gebruiken).

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

1. Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt zolang dat nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken. In dit onderdeel geven wij u de informatie die u nodig hebt om te beoordelen hoe lang wij uw persoonsgegevens zullen bewaren.
2. Als algemene regel zullen wij uw persoonsgegevens anonimiseren wanneer ze niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden of wanneer de bewaartermijn die in dit onderdeel 5 wordt uitgelegd, is verstreken. Wij mogen uw persoonsgegevens echter niet anonimiseren als er een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel bestaat dat ons verhindert om de gegevens te anonimiseren.
3. Uw naam, functie en contactgegevens en die van elke persoon tot wie de in de Klokkenluiderswet beschreven beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken, evenals die van de betrokken persoon of derde vermelde persoon, inclusief, indien van toepassing, zijn ondernemingsnummer, zullen worden bewaard totdat de gemelde melding is verjaard.
4. Wij bewaren uw melding voor de duur van uw contractuele relatie met ons, zoals uiteengezet in artikel 6, §1-2 van de Klokkenluiderswet, om een register bij te houden van de ontvangen meldingen.

Wat doen wij om uw persoonsgegevens te beschermen?

1. De veiligheid en vertrouwelijkheid van alle gegevens die wij verwerken is erg belangrijk voor ons. Daarom hebben wij stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat alle persoonsgegevens die wij verwerken veilig worden bewaard. Ons meldingskanaal is ontworpen, opgezet en wordt beheerd op een veilige manier die de vertrouwelijkheid van uw identiteit en die van derden die in de melding worden genoemd, garandeert en die voorkomt dat onbevoegde personeelsleden toegang krijgen tot deze kanalen. Ons meldingskanaal is beschermd door middel van wachtwoorden, encryptie, firewalls en strikte toegangscontrolemaatregelen.
2. We hebben ook andere maatregelen genomen, zoals technische en organisatorische maatregelen om onze infrastructuur, systemen, applicaties en processen te beschermen, zoals de implementatie van interne beleidsrichtlijnen, de beperking van de verwerking tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de doeleinden te bereiken, transparantie met betrekking tot de doeleinden en de verwerking van persoonsgegevens en de beperking van de toegang tot persoonsgegevens tot de personen die toegang nodig hebben op basis van hun rol.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens?

1. Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, hebt u een aantal rechten die u kunt uitoefenen zoals hieronder beschreven. Wanneer u een recht wilt uitoefenen, vragen wij u om een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart. Wij doen dit om een inbreuk op de gegevensbescherming te voorkomen, bijvoorbeeld omdat een onbevoegd persoon zich voordoet als u en een recht namens u uitoefent.
2. U hebt het recht op informatie en toegang tot uw persoonsgegeven, wat betekent dat u ons kunt vragen u informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die wij over u verwerken. U kunt ook een kopie van uw persoonsgegevens vragen. Houd er wel rekening mee dat u moet aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten u toegang wilt hebben tot uw persoonsgegevens (vb. de gegevens die wij hebben opgenomen in ons register van meldingen).
3. U hebt het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te verbeteren als u kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn.
4. U kunt ons vragen uw persoonlijke gegevens te verwijderen als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of als het verzamelen ervan onwettig was. Wanneer één van deze omstandigheden van toepassing is, zullen wij uw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij de wet of administratieve of gerechtelijke bevelen (vb. van een rechtbank of een gegevensbeschermingsautoriteit) ons verbieden uw persoonsgegevens te verwijderen of indien wij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering in het kader van een gerechtelijke procedure.
5. U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:
   • terwijl uw verzoek ter verbetering van uw persoonsgegevens wordt beoordeeld;
   • wanneer een dergelijke verwerking onrechtmatig was, maar u de voorkeur geeft aan beperking in plaats van een verwijdering van uw persoonsgegevens; en
   • wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u deze wel nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
6. Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, stuur dan een e-mail naar onze DPO. U kunt contact opnemen met onze DPO op het volgende e-mailadres: privacy@belv.be. De bovenstaande rechten kunnen onderworpen zijn aan bepaalde wettelijke voorwaarden of beperkingen. Uw verzoek moet duidelijk aangeven en specificeren welk recht u wilt uitoefenen. Uw verzoek moet ook gedateerd en ondertekend zijn. Als wij twijfels hebben over uw identiteit, kunnen wij u vragen om uw identiteit te bewijzen, bijvoorbeeld door een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart te verstrekken. Wees ervan verzekerd dat wij een e-mail van u, waarin u aangeeft dat u een recht wilt uitoefenen, niet zullen interpreteren als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan nodig is om uw verzoek te verwerken. Wij zullen u na ontvangst van uw verzoek een ontvangstbevestiging verzenden. Als het verzoek gerechtvaardigd blijkt te zijn, zullen wij u zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen.
7. Als u herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient en het duidelijk is dat u dit doet om ons overlast te bezorgen, kunnen wij deze opeenvolgende verzoeken weigeren of u onze administratieve kosten in rekening brengen. Wij kunnen uw recht op toegang tot uw persoonsgegevens ook weigeren, of slechts gedeeltelijk aan uw verzoek voldoen, als dit onevenredige schade zou toebrengen aan de rechten en vrijheden van anderen, waaronder die van onszelf.
8. Als u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen via het e-mailadres vermeld in artikel 7.6. Als u nog steeds niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger).

Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring naar eigen goeddunken en op elk moment wijzigen.

Hebt u vragen?

Als u nog vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze DPO. U kunt onze DPO bereiken op het volgende adres: privacy@belv.be.

 

URL: Bel V – Meldkanaal voor klokkenluiders

---

[1] Doorheen dit document is het gebruik van het mannelijke genre als genderneutraal bedoeld.